档案管理制度

2021-12-28
新闻来源: 云南省温州商会
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云南省温州商会规章制度

档案管理制度


为了进一步加强商会重要资料的管理与存档工作,提高档案资料的利用效率,特制定商会档案管理制度。

一、档案管理员工作职责

指定专人负责档案资料的整理、归档、立卷和管理工作。工作职责如下:

1、负责做好商会档案的收集、分类、整理、登记和存档工作。

2、加强档案业务知识的学习,不断提高档案管理水平和技术,逐步实现档案管理现代化、科学化。

3、负责保管商会应归档的卷宗,确保文件资料的完整、安全和保密工作。

4、建立档案资料登记册,严格执行资料立卷、归档,借阅、存档的相关规定。

二、档案分类

  根据商会归档文件的相关情况,为了方便和利于查阅,分为电子版档案和书面材料档案两种。

三、归档类别、档案号和保管期限

结合商会实际,归档类别共分为总类、组织人事、业务、财务、特种载体、党建五大类。归档号由“大类别序号 + 小类别序号 + 件号顺序号 ”组成。如果是同类“件”,可增设小件号。保管期限分为“永久、10年、5年”三种。

(一)总类

1、商会批复文件  期限:永久

2、商会重要证件  期限:永久

3、商会财产目录  期限:永久

4、商会规章制度  期限:永久

5、商会会议纪要  期限:永久

6、商会工作计划  期限:永久

7、商会工作总结  期限:永久

8、商会记事      期限:永久

9、合同、协议    期限:永久

10、商会基本资料  期限:永久

(二)组织人事

1、商会成立初期文件   期限:永久

2、商会成立大会文件    期限:永久

3、商会重要活动文件   期限:永久

4、设立分支机构的文件及其成员名单   期限:永久

5、监事会档案  期限:永久

6、理事会档案  期限:永久

7、会员档案    期限:永久

8、员工档案    期限:永久

(三)业务

1、内部行文  期限:永久

2、年检报告  期限:永久

3、换届材料  期限:永久

4、公章使用  期限:永久

5、会刊 宣传片 网站 微信平台  期限:永久

6、重大业务活动方案   期限:永久

(四)财务

1、商会总账 日记账 明细账  期限:永久

2、资产负债表 业务活动表  现金流量表  期限:永久

3、会计凭证  期限:永久

4、审计报告  期限:永久

5、年检票据  期限:永久

(五)特种载体

1、历届商会副会长以上领导电子照片  期限:永久

2、商会业务活动电子照片  期限:永久

3、各种荣誉证书、奖状、奖章奖品奖牌等荣誉物品期限:永久

4、媒体报道  期限:永久

5、领导人的题词及其它有意义的实物载体档案期限:永久

(六)党建

1、组织建设

组织设置、换届选举、组织活动、民主管理

2、党员队伍建设

基本情况、党建教育、党员发展、党员管理

3、制度建设

“三会一课”、组织生活、民主评议、其他制度

4、重点工作

“不忘初心,牢记使命”主题教育

四、档案管理的要求

商会档案资料的管理原则上实行秘书处统一领导,档案管理员具体负责管理的工作模式,确保档案资料的完整和安全。

1、档案管理员要严格按照归档范围对商会具有一定参考价值的文件资料进行收集、分类、整理、鉴定、立卷、存档、统计和利用。

2、归档文件须是办理完毕的正式文件材料。

3、由于电脑的诸多原因,电子档案管理存在不稳定性和难于保管的弊端,电子档案需要在一定的时间里,进行整理、归档。

4、归档材料应真实,完整齐全、文字清楚,手续完备。

五、借阅管理

   建立档案借阅登记本,便于有凭证价值和参考价值的档案收藏、保管。借阅档案及交还时,须在借阅登记本上进行登记,并须当面查看清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。借阅档案者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

六、档案销毁管理

1、对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经相关领导共同鉴定后,按规定销毁。

2、经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。

3、销毁文件必须在指定地点进行,并指派专人监销,文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字。

七、其他相关规定

1、任何人不得私自保存他人档案;

2、禁止提供商会领导的全面情况或其他重要问题,如需提供须经会长同意,方可提供;

3、任何人不得携带档案及档案材料出入公共场所。

八、本办法经商会第三届第一次会长办公会审定后执行。

                                     

2020年12月29日